José Guadalupe Luna Hernández, Comisionado del Infoem, destacó la importancia de contar con un Sistema Institucional de Archivos para avanzar en una correcta gestión documental.

El Sistema Institucional de Archivos (SIA) es la instancia que tiene a su cargo una serie de actividades archivísticas a realizar en cada institución, misma que garantiza una correcta gestión de los documentos. Su implantación dentro de cada dependencia pública es fundamental para avanzar en la correcta gestión documental, comentó José Guadalupe Luna Hernández, Comisionado del Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de México y Municipios (Infoem).

En el marco del tercer día de la jornada de capacitación en materia de archivos de la Región Norte del Sistema Nacional de Transparencia (SNT), el Comisionado impartió la capacitación virtual: Elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística, donde detalló que, si bien la Ley General de Archivos establece las bases principios y procedimientos para la organización y conservación de los documentos, es el SIA el que implementa de manera directa estos procedimientos en cada institución. 

En este sentido, comentó que este Sistema busca la conservación, organización y administración de los documentos de archivo que se encuentran en posesión de los sujetos obligados. Asimismo, señaló que el objetivo es que la información se conserve en expedientes, organizados bajo cierta lógica y cronológicamente relacionados en asuntos afines. Aunado a lo anterior, comentó que el SIA debe contar con un área normativa que emita lineamientos y recomendaciones en la materia.

El también secretario de la Comisión de Archivos y Gestión Documental del SNT indicó además que el Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA) es un instrumento de control de gran ayuda, pues permite identificar con claridad las facultades, competencias y funciones de cada institución. Por lo que al implementarse correctamente facilitará una adecuada y ágil gestión documental.

A su vez, resaltó que el CGCA refleja la estructura jerárquica y lógica de los procesos de los sujetos obligados, basado en las atribuciones y funciones de cada unidad integrante, mismas que permite identificar funciones generales y específicas dentro de los expedientes generados. En este sentido, comentó que el Cuadro General permite no sólo establecer una organización lógica de los documentos, sino facilitar la localización de los archivos y así garantizar un oportuno acceso a la información.

Por último, el Comisionado Luna Hernández destacó la importancia de capacitar constantemente al personal de archivos, pues comentó que son ellos quienes en primera instancia administran los documentos, por lo que su trabajo es fundamental para una correcta gestión documental.

Cabe señalar que en la capacitación estuvieron presentes los integrantes de los órganos garantes de Baja California Sur, el comisionado presidente Conrado Mendoza Márquez; y de Michoacán, la comisionada Areli Yamilet Navarrete Naranjo, quien además es coordinadora de la Comisión de Archivos y Gestión Documental del SNT.