Gestion Documental y Archivos

Con el propósito de facilitar el cumplimiento de las obligaciones en materia de archivos por parte de los sujetos obligados de la Ley en la materia, y otorgar certeza en la búsqueda de la información que requiere el ciudadano. El Infoem ha diseñado un espacio en el que se pueden consultar los documentos normativos e institucionales, así como los mecanismos implementados como buenas prácticas para el cumplimiento de la Ley General de Archivos.

En ese sentido, la expectativa es que los sujetos obligados consideren como referencia, las actividades que en materia de archivos se han llevado a cabo en el Infoem, con el propósito de coadyuvar a facilitar el acceso a la información pública y la protección de datos personales que obran en los archivos a los ciudadanos.

Objetivo: 

 

Contar con un mecanismo de consulta y apoyo para el cumplimento de obligaciones en materia de archivos, para que los sujetos obligados y los ciudadanos puedan consultar las disposiciones vigentes e institucionales en materia de archivos e implementar buenas prácticas.

Gestión Documental

Integrar los elementos normativos relacionados con la gestión documental y administración de los archivos, con el propósito de coadyuvar a facilitar el acceso a la información pública y la protección de datos personales que obran en los archivos.

Beneficios de una gestión documental:
  • Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos y expedientes.
  • Acceso rápido y seguro a la información, reduciendo los tiempos de búsqueda de información y por consiguiente de respuesta a solicitudes de información.
  • Privilegiar el ejercicio de los derechos fundamentales: derecho a la verdad, derecho a la información y derecho a la memoria.
  • Privilegiar el ejercicio del Derecho de Acceso a la Información.
  • Ahorro de costos, referente a la reducción de espacios donde preservar la documentación.
  • Identificación de los documentos con carácter histórico.
Criterios:
  • Recepción y/o producción
  • Organización
  • Acceso y consulta
  • Conservación
  • Valoración
  • Disposición documental

Sistema Institucional de Archivos

La Ley General de Archivos define al Sistema como el conjunto de elementos que desarrollan los sujetos obligados como parte  de sus actividades archivísticas a través de la ejecución de la gestión documental como son:

  • Registros
  • Procesos
  • Procedimientos
  • Criterios
  • Estructuras
  • Herramientas
  • Funciones.

Es de vital importancia señalar que cada sujeto obligado será el responsable de operar su propio Sistema Institucional de Archivos. Por consiguiente, deberán de conservar y organizar todos los documentos de archivo a su cargo, con el fin de garantizar que no se sustraigan, dañen o eliminen dichos documentos y toda aquella información bajo su posesión. 

Grupo Interdisciplinario

Guía de implementación del Grupo Interdisciplinario. Infoem, marzo 2020

El grupo interdisciplinario, en el ámbito de sus atribuciones, coadyuva en el análisis de los procesos y procedimientos institucionales que dan origen a la documentación que integra los expedientes de cada serie documental, con el fin de colaborar con las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación en el establecimiento de los valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental durante el proceso de elaboración de las fichas técnicas de valoración de la serie documental y que, en conjunto, conforman el catálogo de disposición documental. El Grupo Interdisciplinario de archivos,  es un equipo de profesionales de la misma institución que deberá estar integrado por los titulares de:

  • Jurídico; 
  • Planeación y/o mejora continua; 
  • Coordinación de archivos;
  • Tecnologías de la Información,
  • Unidad de Transparencia,
  • Órgano de Control Interno, y
  • Las áreas o unidades administrativas productoras de la información

Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA)

Es el instrumento de planeación en materia de archivos al interior de cada sujeto obligado, y debe contemplar los elementos de planeación, programación y evaluación para el desarrollo de los archivos con enfoque de administración de riesgos, protección a los derechos humanos y apertura proactiva de la información.


Guia para elaborar PADA

  Conoce lo que está haciendo el Infoem

Instrumentos de Control y Consulta Archivística

Son instrumentos técnicos que propician la organización, control y conservación de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital, como el cuadro general de clasificación archivística y el catálogo de disposición documental.

Guía de archivo documental

Dicha guía es el esquema que contiene la descripción general de la documentación contenida en las series documentales establecidas en el cuadro general de clasificación archivística del sujeto obligado, con el objetivo de informar sobre los contenidos de un archivo.  A través de este documento, se puede conocer información general sobre la historia de la entidad productora, la entidad de la que depende (si la hay), su organización y sobre todo, el contenido y volumen de las agrupaciones documentales (fondos), sus datos generales (dirección teléfono, contacto), y sus servicios.

Guía de Archivo Documental 2020

Curso en línea

Ver más

La Comisión de Archivos y Gestión Documental del Sistema Nacional de Transparencia, ha concebido como el punto de encuentro de personas de diferentes edades, intereses y nivel de escolaridad que buscan, a partir de sus necesidades, obtener los aprendizajes que requieren para la gestión y el ejercicio sobre la trascendencia de la adecuada gestión documental y la preservación de los documentos, así como las responsabilidades que tenemos los sujetos obligados de conservar la información producida y el derecho de los ciudadanos a consultarla, lo que permite hacer accesible todo aquello en lo que se documenta el ejercicio de las atribuciones que se nos han encomendado.

Estadísticas de Cursos en línea

“Inducción a la Administración de  Documentos y Archivos de los SSOO de SNT”
Actualizado al 15 de Abril de 2021

Entidad Federativa Número de
participantes

Constancias 
entregadas

Estado de México 7347  5523
Ciudad de México 4495  3718
Oaxaca 437  361
Guerrero 372  309
Puebla 329  248
Hidalgo 196 168
Morelos 174 138
Tlaxcala 159 130
TOTAL 13,509  10,595

 

 

 

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

EDOMEX: 7347 100%
CDMX: 4495 100%
OAXACA: 437 100%
GUERRERO: 372 100%
PUEBLA: 329 100%
HIDALGO: 196 100%
MORELOS: 174 100%
TLAXCALA: 159 100%

 

Constancias Entregadas

 

 

EDOMEX: 5523 75.17%
CDMX: 3718 82.71%
OAXACA: 361 82.60%
GUERRERO: 309 83.06%
PUEBLA: 248 75.37%
HIDALGO: 168 85.71%
MORELOS: 138 79.31%
TLAXCALA: 130 81.76%
Entidad
Federativa
Número de
participantes

Constancias 
entregadas

Guanajuato 856 724
Jalisco 629 513
Michoacán de Ocampo 419 317
Nayarit 149 132
San Luis Potosí 87 60
Colima 86 64
Aguascalientes 71  57
Querétaro 66 53
Zacatecas 45 35
TOTAL 2,408 1,955

 

 

 

 

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

GUANAJUATO: 856 100%
JALISCO: 629 100%
MICHOACÁN: 419 100%
NAYARIT: 149 100%
SAN LUIS POTOSÍ: 87 100%
COLIMA: 86 100%
AGUASCALIENTES: 71 100%
QUERÉTARO: 66 100%
ZACATECAS: 45 100%

 

Constancias Entregadas

 

 

GUANAJUATO: 724 84.57%
JALISCO: 513 81.55%
MICHOACÁN: 317 75.65%
NAYARIT: 132 88.59%
SAN LUIS POTOSÍ: 60 68.96%
COLIMA: 64 74.41%
AGUASCALIENTES: 57 80.28%
QUERÉTARO: 53 80.30%
ZACATECAS: 35 77.77%
Entidad
Federativa
Número de
participantes

Constancias 
entregadas

Durango 550 469
Chihuahua 543 435
Nuevo León 287 221
Tamaulipas 199 172
Baja California Sur 170 138
Sinaloa 145 125
Sonora 122 105
Baja California 102 90
Coahuila de Zaragoza 88 77
TOTAL 2,20 1,832

 

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

DURANGO: 550 100%
CHIHUAHUA: 543 100%
NUEVO LEÓN: 287 100%
TAMAULIPAS: 199 100%
BAJA CALIFORNIA SUR: 170 100%
SINALOA: 145 100%
SONORA: 122 100%
BAJA CALIFORNIA: 102 100%
COAHUILA: 88 100%

 

Constancias Entregadas

 

 

DURANGO: 469 85.27%
CHIHUAHUA: 435 80.11%
NUEVO LEÓN: 221 77.00%
TAMAULIPAS: 172 86.43%
BAJA CALIFORNIA SUR: 138 81.17%
SINALOA: 125 86.20%
SONORA: 105 86.06%
BAJA CALIFORNIA: 90 88.23%
COAHUILA: 77 87.5%
Entidad
Federativa

Número de
participantes

Constancias 
entregadas

Veracruz 641 514
Chiapas 311 217
Campeche 271 232
Yucatán 221 207
Quintana Roo 190 150
Tabasco 155 116
TOTAL 1,789 1,436

 

 

 

 

 

 

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

VERACRUZ: 641 100%
CHIAPAS: 311 100%
CAMPECHE: 271 100%
YUCATÁN: 221 100%
QUINTANA ROO: 190 100%
TABASCO: 155 100%

 

Constancias Entregadas

 

 

VERACRUZ: 514 80.18%
CHIAPAS: 217 69.77%
CAMPECHE: 232 85.60%
YUCATÁN: 207 93.66%
QUINTANA ROO: 150 78.94%
TABASCO: 116 74.83%
19,912
Número de participantes 
15,818  
Número de constancias entregadas 

“Elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística”
Actualizado al 15 de Abril de 2021

Entidad Federativa Número de
participantes
Número de constancias

Mujeres

Hombres
Estado de México 82  49 31 18
Ciudad de México 70  34 26 8
Puebla 29 12 7

5

Hidalgo 4 2

2

Morelos

7

1
Guerrero 7 2
Tlaxcala 2 1 0
Oaxaca 5 0
TOTAL 210   113  77 36

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

EDOMEX: 82 100%
CDMX: 70 100%
PUEBLA: 29 100%
HIDALGO: 8 100%
MORELOS: 7 100%
GUERRERO: 7 100%
TLAXCALA: 2 100%
OAXACA: 5 100%

 

Constancias Entregadas

 

 

EDOMEX: 49 59.75%
CDMX: 34 48.57%
PUEBLA: 12 41.37%
HIDALGO: 4 50%
MORELOS: 6 85.71%
GUERRERO: 4 57.14%
TLAXCALA: 1 50%
OAXACA: 3 60%
Entidad Federativa Número de
participantes
Número de constancias

Mujeres

Hombres
Nayarit 30 17 11 6
Guanajuato 20 9 8 1
Aguascalientes 6 2 2 0
Jalisco 3 2
San Luis Potosí  4 3 0
Zacatecas 4 4 0 4
Colima 4 2 1

Michoacán
de Ocampo 

5 0
Querétaro  0
TOTAL 80 46  32  14

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

Nayarit: 30 100%
Guanajuato 20 100%
Aguascalientes 6 100%
Jalisco 7 100%
San Luis Potosí 4 100%
Zacatecas 4 100%
Colima 4 100%
Michoacán de Ocampo 5 100%
Querétaro 0 0%

 

Constancias Entregadas

 

 

Nayarit 17 56.66%
Guanajuato 9 45%
Aguascalientes 2 33.33%
Jalisco 5 71.42%
San Luis Potosí 3 75%
Zacatecas 4 100%
Colima 2 50%
Michoacán de Ocampo 4 80%
Querétaro 0 0%
Entidad Federativa Número de
participantes
Número de constancias

Mujeres

Hombres
Durango 92 52 31 21
Chihuahua 12 4 3
Coahuila de  Zaragoza  2 0
Nuevo León  2 1 1
Baja California  1 1
Tamaulipas 3 3 0
Baja California Sur  3 3 0
Sinaloa  3 1
Sonora  1 0
TOTAL 125 75  48  27

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

Durango 92 100%
Chihuahua 12 100%
Coahuila de Zaragoza 3 100%
Nuevo León 2 100%
Baja California 3 100%
Tamaulipas 3 100%
Baja California Sur 4 100%
Sinaloa 3 100%
Sonora 3 100%

 

Constancias Entregadas

 

 

Durango 52 56.52%
Chihuahua 7 58.33%
Coahuila de Zaragoza 2 66.66%
Nuevo León 2 100%
Baja California 2 66.66%
Tamaulipas 3 100%
Baja California Sur 3 75%
Sinaloa 3 100%
Sonora 1 33.33%
Entidad Federativa Número de
participantes
Número de constancias

Mujeres

Hombres
Chiapas 225 144 82 62
Veracruz 33 24 14 10
Tabasco 6 2
Campeche 2 0 2
Quintana Roo  7 3 1
Yucatán  2 0 0
TOTAL

280 

180 103 77

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

Chiapas 225 100%
Veracruz 33 100%
Tabasco 9 100%
Campeche 4 100%
Quintana Roo 7 100%
Yucatán 2 100%

 

Constancias Entregadas

 

 

Chiapas 144 64%
Veracruz 24 72.72%
Tabasco 6 66.66%
Campeche 2 50%
Quintana Roo 4 57.14%
Yucatán 0 0%
Rango de edad de los participantes Número de participantes
con derecho a constancia
18 - 25 30
26 -30  17
31 - 45 205
46 - 50  51
51 - 55  27
56 - 60  22
61 - 65  8
66 - 70 

2

695
Número de participantes 
414  
Número de constancias entregadas 
260  
Número de participantes de sexo femenino
154  
Número de participantes de sexo masculino

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Actualmente la Biblioteca cuenta con un acervo de 5,103 ejemplares entre los que se destacan: libros, revistas, DVD´S, entre otros. Los principales temas de consulta son: transparencia, acceso a la información, protección de datos personales, archivo, gobierno abierto, rendición de cuentas, anticorrupción, democracia, participación ciudadana, así como fondos de interés jurídico

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Año de edición:
PERIODICO OFICIAL “GACETA DEL GOBIERNO” 24/marzo/1986 Última actualización 20/diciembre/2016
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Año de edición:
Página electrónica del INFOEM 15/diciembre/2015
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Año de edición:
Secretaría de Finanzas. 29 de mayo 2015
Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G).
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Año de edición:
Consejo Internacional de Archivos, Septiembre 1999
Ley General de Archivos.
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Año de edición:
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Año de edición:
Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno” del Estado de México. 26/noviembre/2020

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